不在時の電話対応マナーと伝言の残し方

ビジネス電話では、担当者が席を外していたり、会議中だったりすることは日常的に起こります。
そんなときに求められるのが、
相手に失礼のない「不在時の電話対応」 と
正確に伝える「伝言の残し方」 です。

対応ひとつで会社全体の印象が変わるため、
丁寧で誠実な言い回し を身につけておくことが大切です。

この記事では、
不在時の対応マナー・伝言の聞き方・伝え方・NG例・場面別の文例
を分かりやすく解説します。

在時対応で大切な3つの基本

担当者が不在のときは、以下の3つのポイントを押さえておくとスムーズです。

✔ 不在時の基本マナー

1️⃣ 不在の理由を丁寧に伝える
2️⃣ 代わりにできることを提示する
3️⃣ 伝言の有無を確認する

➡ たったこれだけで、
「丁寧に対応してくれた」と相手に感じてもらえます。

不在を伝えるときの丁寧フレーズ

不在を伝える際の言い方は、
言葉を選ばないと「雑」な印象になってしまいます。

以下の表現が最もビジネスに適しています。

💬【席を外している場合】

「申し訳ございません、担当の〇〇はただいま席を外しております。」

💬【外出している場合】

「あいにく〇〇は外出しておりまして、戻りは〇時ごろの予定でございます。」

💬【会議中の場合】

「申し訳ございません、〇〇は現在会議に出ておりまして、すぐに対応ができかねます。」

💬【帰社するか未定の場合】

「ただいま〇〇は社外に出ておりまして、戻りの時間が確定しておりません。」

➡ いずれも、
丁寧な理由＋時間の目安
が入っているのがポイントです。

代案を提示すると丁寧さが伝わる

不在を伝えるだけでなく、
次のように 代わりの対応案 を示すと、より親切な印象になります。

💬【折り返しを提案する】

「戻り次第、こちらから折り返しご連絡させていただきましょうか。」

💬【別担当が対応できる場合】

「内容によっては、別の者でも対応可能です。よろしければ承ります。」

💬【メールでの連絡を提案する】

「お急ぎであれば、メールでのご案内も可能でございます。」

➡ ビジネスシーンでは、
“こちらからできる対応を示す”
ことが特に重要です。

正しい伝言の聞き方

伝言は「正確に聞き取ること」が最も大切。
以下の点を意識しましょう。

✔ 聞くべき項目

相手の名前

会社名

電話番号

伝えたい内容

急ぎかどうか

折り返しの有無

💬【丁寧に聞き出すフレーズ】

「恐れ入りますが、お名前とご連絡先を頂戴できますでしょうか。」
「折り返しのご希望はございますか。」
「内容を復唱いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。」

➡ 確認を怠るとミスにつながるため、
最後に必ず復唱 するのがポイントです。

社内で伝言を伝えるときの言い方

社内だからといって雑に伝えるのはNG。
社内でも丁寧な言い方を心がけましょう。

💬【社内への伝達例】

「〇〇株式会社の△△様よりご連絡がありました。折り返しの電話をご希望されています。」
「本日の会議の件でお電話があり、16時ごろに再度ご連絡されるとのことです。」

➡ 社内だからこそ、
整理された簡潔な情報 が求められます。

不在時の電話対応で避けたいNG例

➡ 不在理由は必ず丁寧に伝えましょう。

不在時の対応フレーズ集（場面別）

① 担当者が数分で戻る場合

「〇〇は数分で戻る予定でございます。お待ちいただくことも可能ですが、いかがいたしますか。」

② 担当者が長時間不在の場合

「本日は戻りが遅くなる予定でございます。折り返しでのご連絡でもよろしいでしょうか。」

③ 折り返し希望を確認する場合

「恐れ入ります、折り返しはどちらのお電話番号におかけすればよろしいでしょうか。」

④ 相手が伝言を残したくない場合

「承知いたしました。では、戻りましたら“お電話があった”旨だけお伝えいたします。」

⑤ 間違い電話の場合

「恐れ入ります、お電話番号がお間違いのようでございます。」

➡ どの状況でも、
柔らかいクッション言葉を添える のがコツです。

まとめ：不在時こそ丁寧さが試される

担当者が不在のときこそ、
会社全体の印象を左右する大切な瞬間です。

✔ 今日のまとめ

・不在理由は丁寧に、正確に伝える

・代案を提示して相手の負担を減らす

・伝言は「名前・連絡先・内容・折り返し」をしっかり確認

・社内に伝える際も簡潔で丁寧に

・クッション言葉で柔らかい印象にする

電話対応は「声で行う接客」。
不在時の対応が丁寧だと、信頼を積み重ねることができます。