ビジネスの現場では、会議や打ち合わせを行うたびに招集メールを送る機会があります。
しかし、単に日時と場所だけを伝えるだけでは、「事務的すぎる印象」になってしまうことも。
そこで大切なのが、冒頭と結びのあいさつ文を添えるひと工夫です。
少し丁寧な言葉を加えるだけで、相手への配慮や誠意が伝わります。
この記事では、ビジネスメールで使える会議招集の冒頭文・締めくくり文の文例集を紹介します。
会議招集メールの基本構成
まずは、会議招集メールの基本的な構成を確認しておきましょう。
✅ 基本構成
1️⃣ 冒頭のあいさつ文
2️⃣ 会議の目的・概要
3️⃣ 日時・場所・参加者・資料などの詳細
4️⃣ 結びのあいさつ
➡ 本文の最初と最後に一文を添えることで、丁寧な印象と読みやすさを与えられます。
冒頭あいさつの基本フレーズ
冒頭文は「いつもお世話になっております」だけで終わらず、メールの目的に自然につなげることが大切です。
【定番の冒頭文】
お疲れさまです。〇〇部の△△です。
下記のとおり、〇〇に関する会議を開催いたしますので、ご案内申し上げます。
➡ シンプルで使いやすい、どんな部署でも通用する表現です。
【少しかしこまった表現】
平素よりお世話になっております。〇〇プロジェクトの△△です。
このたび、〇〇に関する打ち合わせを実施いたします。詳細をご確認のうえ、ご参加をお願いいたします。
➡ 社外の関係者を含む場合にも使える、フォーマルな導入文です。
【社内メンバー向けの軽いトーン】
お疲れさまです。
〇〇の件について、下記日程でミーティングを行います。
➡ カジュアルすぎず、社内コミュニケーションに適した柔らかさです。
会議の目的を明確に添える冒頭文
目的が明確な会議では、冒頭でその主旨を伝えると親切です。
💬 【進捗報告会の場合】
〇〇プロジェクトの進捗共有について、定例会議を開催いたします。
下記の内容をご確認のうえ、ご出席をお願いいたします。
💬 【新企画・提案会議の場合】
新しい〇〇企画に関する意見交換の場として、下記のとおり会議を設定いたしました。
💬 【トラブル・課題対応会議の場合】
〇〇に関する対応方針を検討するため、緊急会議を開催いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
➡ 「ご多忙のところ恐縮ですが」は、依頼メールに丁寧さを出す定番フレーズです。
結びのあいさつ文の基本形
メールの最後は、相手の行動を促しつつ、やわらかく締めるのがポイントです。
💬 【基本形】
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
➡ 最もシンプルで使いやすい定番の一文。
💬 【ややフォーマルにまとめたい場合】
ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席のほどよろしくお願い申し上げます。
➡ 役職者や社外の関係者に送る場合におすすめ。
💬 【軽めに締めたい場合】
お手すきの際にご確認ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
➡ 社内メンバーや同世代の同僚宛てに自然な締め方です。
出欠確認を依頼する場合の結び文
会議の出欠を取る場合は、明確な依頼文に変えましょう。
💬 【出欠依頼の例】
ご出席の可否を、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
💬 【柔らかいトーンで】
ご都合のつく方はご参加をお願いいたします。
皆さまのご意見をお聞かせいただければ幸いです。
➡ “お願い＋感謝”で締めると角が立ちません。
社外宛てのフォーマルな結び文
外部関係者を招く会議では、礼儀正しい締め方を選びましょう。
💬 【フォーマル文例】
ご多忙の折恐縮ですが、ご参加のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
ご出席を心よりお待ちしております。
➡ 2文に分けることで、柔らかさと誠意の両方を表現できます。
返信不要の会議案内に使える文例
社内の定例会議などで返信が不要な場合は、結びを短くしましょう。
💬 【返信不要の締め方】
ご案内のみとなります。ご確認のほどお願いいたします。
➡ “参加必須”ではない会議でも、丁寧な一言を添えると好印象です。
冒頭＋結びのセット例
実際にメールで使いやすい、冒頭と結びを組み合わせた例を紹介します。
💬 【社内向け・定例会議】
お疲れさまです。〇〇部の△△です。
定例の〇〇会議について、下記のとおりご案内いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
💬 【社外向け・フォーマル】
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたび、〇〇に関する打ち合わせを下記日程にて実施いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
💬 【緊急会議】
お疲れさまです。〇〇の件で至急対応が必要となりました。
つきましては、下記のとおり緊急会議を開催いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、可能な限りご出席をお願いいたします。
まとめ：一言添えるだけで印象が変わる
会議招集メールの印象は、最初と最後の一文で決まります。
| 要素 | ポイント |
|---|---|
| 冒頭 | 「お疲れさまです」「平素よりお世話になっております」で始める |
| 本文 | 会議の目的・日時・場所を簡潔に |
| 結び | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」で締める |
日常的なメールほど、あいさつの印象が残るもの。
ほんの数行の気配りで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになります。
