依頼メールを断るときのやわらかいあいさつ文

ビジネスの場では、すべての依頼に応えられるとは限りません。
しかし、断るときこそ言葉遣いの丁寧さと気遣いが大切です。

相手に不快感を与えず、関係を良好に保ちながらお断りするには、
やわらかい表現を選ぶことがポイントです。

この記事では、依頼を断る際のあいさつ文を、
社外・社内のケース別に紹介します。

断る前に意識すべき3つのマナー

依頼を断るときは、まずこの3点を意識しましょう。

1️⃣ 感謝を伝える（「お声がけありがとうございます」）
2️⃣ 理由は簡潔に述べる
3️⃣ 代替案や今後の協力姿勢を添える

➡ この流れで書くと、「断る」よりも「誠実に対応した」印象になります。

社外の依頼を断るときの基本文例

まずは、取引先や外部の関係者から依頼を受けた場合の例です。

💬 【基本形】

件名：ご依頼の件について

平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたびはお声がけいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、現在の業務状況によりご希望の期日までに対応が難しい状況です。
ご期待に添えず申し訳ございませんが、また別の機会にぜひご一緒できれば幸いです。

➡ 「申し訳ございませんが」「別の機会に」など、前向きな言い回しで印象を和らげます。

💬 【もう少しフォーマルな表現】

このたびはご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお申し出ですが、諸事情により今回はお受けいたしかねます。
ご期待に沿えず恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

➡ 「お受けいたしかねます」は、ビジネスで最も丁寧な“断りの定型句”です。

社内での依頼を断るときの文例

社内でのやり取りは、堅すぎずやわらかいトーンが自然です。

💬 【上司・先輩への依頼を断る場合】

お疲れさまです。
ご依頼の件ですが、現在進行中の案件対応が重なっており、
期日までに対応が難しい状況です。
ご相談のうえ、別の形でサポートできればと思っております。

➡ 「できません」ではなく、「難しい状況です」と表現することでやわらかく伝えられます。

💬 【同僚・他部署宛て】

ご依頼ありがとうございます。
現時点ではスケジュールが埋まっており、対応が難しい状況です。
〇〇の部分でしたら、△△さんにご相談されるのがスムーズかもしれません。

➡ 代替案を添えることで、“協力的に見える断り方”になります。

理由をやわらかく伝える言い回し集

直接的に「無理」「できません」と言うより、
以下のような表現を使うと角が立ちません。

➡ 「〜かと存じます」「〜の状況です」などの曖昧表現で、柔らかさを出します。

結びの一文で印象を整える

最後の一文で、断りの印象をやわらげることができます。

➡ 「恐縮ですが」「幸いです」などのクッション語でやわらかさ＋誠実さを演出します。

6. 組み合わせ文例（完成形）

最後に、冒頭から結びまでの一通の流れを示します。

💬 【社外向け・完成例】

件名：ご依頼の件について

平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたびはご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ですが、スケジュールの都合により今回はお受けいたしかねます。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、またの機会にぜひお力添えできれば幸いです。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

💬 【社内向け・完成例】

お疲れさまです。〇〇の件についてご相談いただきありがとうございます。
現状、進行中の業務が重なっており、対応が難しい状況です。
申し訳ありませんが、今回は見送らせていただけますと幸いです。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

まとめ：断るメールも「丁寧さ」で印象が変わる

依頼を断るときは、
「感謝 → 理由 → 今後の姿勢」を意識して書きましょう。

「断り」は拒絶ではなく、“誠実な対応”の一部。

やわらかい言葉選びと一言の気遣いで、
相手に良い印象を残すことができます。